[ISO 30301] 기록경영시스템

ISO 30301이 뭔가요?

ISO 30301은 국제표준화기구(ISO)가 지난 2019년 발표한 기록경영시스템 표준이에요.

기업이 전략과 목표를 달성하기 위해 효과적인 기록경영시스템을 구현하고 운영하는 방법을 다루고 있죠.

특히 디지털 환경에서 수집된 데이터를 보존하고 관리하는 방법에 대해서도 다루고 있어요.

정보 및 문서 기록관리의 이론과 원칙을 다루는 ISO 15489-1 표준과는 실제 운영 측면에 초점을 두고 있다는 점에서 차이가 있습니다.

ISO 30301을 취득하면 어떤 혜택이 있나요?

1. 📂기록 관리 체계를 개선해요.

기록경영시스템을 통해 중요한 문서와 데이터를 효율적으로 저장하고 필요한 순간에 쉽게 찾아볼 수 있어요. 기록의 정확성과 완전성을 보장해 업무 처리의 신뢰성을 높여주죠.

2. ⚖️올바르게 법규를 준수할 수 있어요.

ISO 30301을 취득하는 과정에서 법적 내용이나 규정의 요구사항이 기업과 고객에게 어떤 영향을 미치는지 파악하고 이해할 수 있어요. 이를 통해 법적 요구사항을 충족함과 더불어 규제 기관과의 문제도 감소합니다.

3. 🫧조직의 투명성이 증대돼요.

체계적인 기록 관리를 통해 모든 과정이 명확히 문서화 될 거예요. 그렇게 된다면 내부 및 외부 관계자의 신뢰가 향상되고 의사결정 과정이 더욱 명료해질 수 있어요.

4. 🤝고객의 신뢰도가 강화돼요.

고객과 관련된 기록이 안전하고 체계적으로 관리되므로 고객은 자신의 정보가 보호받고 있다는 믿음을 가져요. 기록 관리가 잘 되는 기업은 더 신뢰할 수 있는 파트너로 여겨지기도 합니다.

5. ♻️정보를 재활용할 수 있어요.

인증 취득으로 정보의 검색성과 접근성이 올라간다면 기업이 이전 데이터를 활용하는 것에도 효과적일 거예요.

6. 🛠️통합된 관리 시스템을 구축해요.

ISO 30301은 ISO 9001 및 ISO 27001 등 다른 국제 표준과 함께 사용할 수 있어요. 여러 표준을 통합적으로 운영한다면 기록 관리뿐 아니라 전반적인 경영 체계를 강화할 수 있을 거예요.

ISO 30301, 어떤 내용을 담고 있을까요?

ISO 30301은 10개 조항의 요구사항으로 구성되어 있어요.

처음 3개의 조항은 범위, 참조 및 용어의 정의에 대한 기본적인 정보를 제공해요.

1. 🎯 적용 범위 (Scope): ISO 30301이 어디에 사용될지 설명해요.

2. 📑 인용 표준 (Normative references): 표준과 관련된 중요한 개념과 용어를 설명해요. 규정 준수 담당자와 팀원들이 표준을 이해하고 따르는데 큰 도움이 돼요.

3. 📃 용어 및 정의 (Terms and definitions): 표준에서 사용되는 특별한 단어들의 뜻을 설명해요. 예를 들어, "이해관계자"가 누구를 말하는지, "시정 조치"가 무엇인지 등을 알려주는 거죠. 이렇게 하면 표준의 내용을 더 정확하게 이해할 수 있어요.

나머지 7개 조항은 기업이 인증을 취득하기 위한 기록경영시스템 구축을 위해 꼭 지켜야 하는 요구사항들을 담고 있어요.